Secrétariats médicaux : aller encore plus loin pour améliorer l'organisation des cabinets médicaux et la relation avec les patients

Confortée par le succès des différentes formations des secrétaires (plus de 200 secrétaires formées), la Commission Amélioration des Conditions d’Exercice de l’URPS-ML a organisé, le 5 avril, à Orléans, un nouveau stage destiné préférentiellement aux secrétaires de cabinets médicaux ayant déjà participé à une précédente session.  

Les médecins ayant inscrit leur secrétaire avaient été conviés à participer à la première partie de la formation pour encore plus d'interactivité et pour adapter la formation au plus près des besoins des médecins.

Une quinzaine de secrétaires et cinq médecins ont bénéficié de cette formation animée par Alain Jacob, directeur du cabinet Aptitudes Formation, en présence du Dr Parvine Bardon, pour l'URPS-ML. L'objectif était de dresser le bilan des actions mises en œuvre dans les cabinets médicaux pour améliorer l’accueil et la communication avec les patients et de réfléchir à d'autres pistes pour optimiser le temps médical et éviter le risque médico-légal. 

Le Dr Parvine Bardon a débuté la formation par des conseils pour limiter le risque médico-légal : traçabilité de tous les appels téléphoniques, gestion correcte des urgences et des données administratives du dossier médical, notions de secret médical et de secret partagé à respecter dans les courriers médicaux.

Alain Jacob a rappelé l'importance d'adapter les cabinets au numérique : agenda en ligne, dictée numérique permettant de dégager du temps pour la relation humaine avec le patient, le facteur relationnel restant l'élément capital. La secrétaire devient en effet une véritable assistante du médecin.

Parmi les conseils donnés lors de cette réunion :

  • L'accueil téléphonique doit être précis et concis.
  • La relation avec le patient doit être professionnelle : pas de compassion ni de sympathie, mais de l'empathie et de l'efficacité.
  • Questionner calmement le patient agressif tout en évitant l'escalade verbale et l'insécurité.
  • Porter une plus grande attention à toutes les questions médico-légales.
  • Tenir un langage de vérité sur la plage horaire de prise en charge du patient : faire état d’une heure d’arrivée au cabinet et d’une heure de sortie du cabinet, pour éviter de parler de retard, sécuriser et respecter le patient.

Des formations similaires seront mises en place dans d’autres départements de la région : la prochaine aura lieu le jeudi 7 juin (9 h 00 - 12 h 30 / 14 h 00 - 17 h 30), à l’hôtel Ibis Style Tours sud, rue Michael Faraday La Vrillonnerie, à Chambray-les-Tours. Les médecins y sont bien sûr conviés !

Inscription obligatoire auprès d’Aptitudes Formation - Tél. 01 41 31 21 43 - Mail : Cette adresse e-mail est protégée contre les robots spammeurs. Vous devez activer le JavaScript pour la visualiser.