FORMER SON SECRÉTARIAT ET MIEUX GÉRER SON TEMPS DE TRAVAIL

Quelques pistes pour améliorer l’efficacité de votre secrétariat…

  • Disposer, éventuellement en partage avec un autre confrère, d’un secrétariat formé à la relation patient et à l’urgence, pour ne pas être harcelé par le téléphone et submergé d’appels qui viennent perturber la consultation.
  • Prendre le temps de se poser avec la secrétaire pour gérer les rendez-vous en fonction de l’urgence et lui préparer une grille de réponse aux appels (nom et prénom du patient pour le rechercher dans le dossier informatique, savoir si le patient est déjà venu et quand, objet de l’appel, date et heure du rendez-vous, rappel des formalités administratives : apporter carte vitale, derniers examens médicaux et antécédents).
  • Lui apprendre à donner la priorité aux urgences vraies (rendez-vous dans la journée). Par exemple : fièvre élevée chez un nourrisson ou un jeune enfant et depuis plus de 48 ou 72 heures chez un adulte, traumatismes (chocs, chutes, accidents), plaies et brûlures graves, entorses…
  • Lui expliquer comment planifier et étaler les consultations de « routine » : affections bénignes, vaccinations, certificats (sport, crèche, centre aéré…), renouvellement d’ordonnance, dossiers administratifs (handicap, assurances, ALD…), sevrage tabagique, suivi de contrôle de nutritionnel ou de maladie chronique…

 

Quelques conseils pour mieux maîtriser son emploi du temps…

  • Recevoir les patients sur rendez-vous, en fixant une durée raisonnable pour chaque consultation.
  • Réserver quelques plages pour les urgences et les imprévus.
  • Bien cadrer les motifs et le temps de la consultation médicale afin de ne pas se disperser et de prévenir  l’erreur médicale.
  • Conserver obligatoirement quelques plages quotidiennes pour souffler, se relaxer, passer quelques coups de fil, lire la presse, classer ses dossiers…
  • Apprendre à dire non aux « faux patients », à rejeter les demandes injustifiées.